下見・合宿の広報
メンバーへの連絡・下見・出欠確認
「合宿場所と日程は決まった！だけど出発まで一体どのように準備をすればいいの？」
そんな方のために、”合宿が決定してから出発当日までの流れ”を簡単にご説明します！
メンバーへの連絡・下見・出欠確認
予約金入金・人数確認
保険加入・精算
合宿の下見は、施設などを見るだけでなく、宿泊施設の方と打ち合わせも行います。
事前に現地の下見をすることで、イメージを膨らませておくことが、合宿の成功の大きな要因になります。
宿泊施設の方も皆さんがどういう団体なのか、実際に話しておきたいという要望が多いです。下見の調整は当社で行いますので、日程、人数、交通手段などが決まり次第、営業担当まで連絡をお願いいたします。
合宿の日程を連絡するのが直前になってしまうと、実家に帰ってしまったり、アルバイトのシフトを入れてしまう方がいます。
合宿の詳細が決定したら、遅くても2～3ヶ月前には団体のメンバーに日程を広報しましょう。
□予算を早めに連絡することができる
□当日のスケジュールが組み立てやすくなる
□貸切バスのサイズなどの変更に関しても対応しやすくなる
□合宿以外の他の予定をいれやすくなる
□人数が予定より大幅に増えた場合 → 部屋数の確保が難しくなる、貸切バスに参加者が乗り切らなくなる
□人数が予定より大幅に減った場合 → 宿泊施設からキャンセル料を請求される可能性がある
人数の報告や予約金の入金は合宿の1ヶ月前から始まります。
打ち合わせでは、合宿当日までのスケジュールなどを確認し、幹事様をサポートいたします。
合宿に向けて具体的な質問や不安が出てくるタイミングかと思いますが、
皆様の合宿を成功させるため、様々なサポートやアドバイスをいたしますので、
お気軽に打ち合わせ希望のご連絡をお願いいたします。
打ち合わせはご来店もしくはオンラインにて承ります。
合宿が近づくと当社からリマインドメールをお送りいたします。
リマインドメールに添付されている『人数報告書』にご記入の上、アップロードサイトよりご提出をお願いいたします。
※期日の15:00までにアップロードをお願いいたします。期日が休業日の場合、前営業日の15:00までにアップロードをお願いいたします。
お申込書に付随している『入金案内書』もしくはリマインドメールをご参照のうえ、お振込にてご入金をお願いいたします。
お申込書に付随している『入金案内書』もしくはリマインドメールをご参照のうえ、お振込にてご入金をお願いいたします。
合宿が近づくと当社からリマインドメールをお送りいたします。
リマインドメールに添付されている『人数報告書』にご記入の上、アップロードサイトよりご提出をお願いいたします。
※期日の15:00までにアップロードをお願いいたします。期日が休業日の場合、前営業日の15:00までにアップロードをお願いいたします。
・貸切バスの変更・取消は出発15日前までにお手続きが完了するようにお願いいたします。
合宿が近づくと当社からリマインドメールをお送りいたします。
リマインドメールに添付されている『人数報告書』にご記入の上、アップロードサイトよりご提出をお願いいたします。
※期日の15:00までにアップロードをお願いいたします。期日が休業日の場合、前営業日の15:00までにアップロードをお願いいたします。
リマインドメールに添付されている『保険加入者名簿』にご記入の上、アップロードサイトよりご提出をお願いいたします。
※当社手配の貸切バスをご利用の方は、往路と復路それぞれにご乗車されるかたの確認をお願いいたします。
※氏名（フルネーム）、性別は必ずご記入ください。
※学年もしくは年齢は少なくともどちらかをご記入ください。
旅行傷害保険の加入は任意ですが、万一の事故等のために加入することをお勧めします。
（１）入金 （２）保険加入者名簿
の確認時点で引受完了となります。
※保険お申し込み後の取消、返金は出来ませんのでご了承ください。
※出発3日前が休業日の場合は、前営業日が期限となります。
（１）入金
お申込書に付随している『入金案内書』もしくはリマインドメールをご参照のうえ、お振込にてご入金をお願いいたします。
※ツアー毎の保険専用口座がございます。（予約金・バス残金とは振込先が異なります。）
※期限までに当社へ着金されますようご対応お願いいたします。
（２）保険加入者名簿
リマインドメールに添付されている『保険加入者名簿』にご記入の上、アップロードサイトよりご提出をお願いいたします。
※氏名などは、『旅行参加者名簿』の内容が転記されますので、先に『旅行参加者名簿』の作成をお願いいたします。
緊急の場合は事故発生後、当社にご連絡ください。また、緊急ではない場合も事故の状況等詳しくお聞きした上で、保険の申請をいたしますので合宿終了後速やかに営業担当までご連絡ください。
合宿が近づくと当社からリマインドメールをお送りいたします。
リマインドメールに添付されている『人数報告書』にご記入の上、アップロードサイトよりご提出をお願いいたします。
※期日の15:00までにアップロードをお願いいたします。期日が休業日の場合、前営業日の15:00までにアップロードをお願いいたします。
当社手配の貸切バスをご利用の場合は、バス会社名・当日の緊急連絡先を当社よりお伝えいたします。
※緊急連絡先は「当日バスが見当たらない」「バスに忘れ物をした」場合などにご利用ください。
貸切バス利用の場合、有料道路代・駐車代、入場料等はお客様のご負担となります。バスの乗務員に直接お渡しください。
また、当日になって人数の変更が出た場合、必ず宿泊施設の方に連絡を行ってください。
事前に当社にお支払い頂いた金額（宿泊申込金・宿泊予約金）を差し引いてご精算ください。
20名様、1泊、宿泊申込金を10,000円、宿泊予約金を20,000円頂いていた場合。
□宿泊費：¥7.700/1泊3食
□入湯税：\150/1泊
□コンパ会場費：¥550/お1人様1晩
□人数：20名
□宿泊申込金：\10,000
□宿泊予約金：¥20,000
（￥7,700＋￥150＋￥550）×20名様－（￥10,000＋￥20,000）＝￥138,000