はじめて幹事をする人が知っておくべき6つのこと

合宿幹事さんにはたくさんのお仕事があります。合宿を成功させるために仕事内容を詳しく確認しましょう。

合宿幹事さんには、やるべきことが以下の6項目あります。

①合宿内容（目的・場所・日程）の決定
②参加者の確認
③予算の管理・決定
④合宿スケジュールの計画
⑤その他準備
⑥現地での対応
それぞれの項目について説明していきます。

①合宿内容（目的・場所・日程）の決定

合宿に行くことが決まったら、「目的」「場所」「日程」を決めないといけません。
テニスやサッカー、アカペラ、ゼミナールなど各種目によって人気の場所があります。他の団体がどういったところに行っているのかも参考になると思います。 営業担当者よりそういった情報も含めてご紹介させていただきます。
日程を決めるときには、代表さんや会計さんなど要職の方のスケジュールは事前に確認しておきましょう。 合宿直前になって「代表が参加できないことになったので日程変更したいです」といったことが多々あります。絶対に参加してほしい人には予め相談しておいてください。

②参加者の確認

LINEなどで日程を広報した後、不参加の人には個別で後追いしましょう。
1人でも多くの人に参加してもらったほうが楽しいこと間違いなし！！
参加する人数によって、貸切バス、電車、レンタカーなど移動手段が変わってきます。
遅くとも合宿1か月前にはある程度の人数が出ていると最高です！！

③予算の管理・決定

参加者が決定したら、予算が決まってきます。 食事内容、移動手段、手配する施設などすべてのものを含めた1人当たりの金額を設定しましょう。 その際、予算は少し多めに見積もっておきましょう。お金が余ったら合宿終了後に返金すれば大丈夫です。
※予め多めに集金していること、余ったら返金することは事前に参加者に伝えてくださいね！

④合宿スケジュールの計画

当日のスケジュールは事前に作って参加者に広報しておきましょう。 集合場所や時間、食事時間、部屋割りなど事前に広報しておくことで当日のバタバタを避けられます。

⑤その他準備

食物アレルギー調査、保険加入、送迎確認、部屋割り確認、しおり作りなど多くの準備することがあります。 直前だとバタバタしますので予め余裕をもって準備しましょう。
可能であれば事前に下見に行くようにしましょう！日程的に厳しい場合などは事前に挨拶の電話を宿泊施設に入れると当日スムーズに対応できると思います。

⑥現地での対応

チェックイン・チェックアウトの際にはしっかりと気持ちよく挨拶をしましょう。
現地に到着してから変更や依頼事項などがある場合は宿泊施設の方に伝えましょう。 その際、いろんな人が行ってしまうと宿泊施設の方もどの人と話しをすればいいかわからなくなってしまうので出来れば代表さんと幹事さんのどちらかで対応するようにしましょう。

幹事さんと宿泊施設の方の連携で合宿は成功します！ みんなで合宿を成功に導きましょう！